2004年10月02日
仕事には優先順位を付けよう！
仕事が次から次へ押し寄せてきて、あっぷあっぷ状態になっていませんか？あっちこっちから催促されてパニックに陥っていませんか？
できる仕事人は、仕事に優先順位を付けています！
周囲の仕事人を観察していると、できる仕事人とそうでない仕事人に違いがあることがわかりました。
その違いが両者を分けているようです。
その違いとは何か、、、それは、「仕事に優先順位を付けて取り組んでいるかどうか」ということです。
すなわち、できる仕事人は、やらなければならない仕事に優先順位を付けているのに対し、そうでない人は何でもかんでも一緒にしてやっているようなのです。
実は、私もこの優先順位を付けるというのが苦手です。
どうやら私は、仕事ができない仕事人の部類に入りそうです。
ついつい、仕事を頼まれた順にやってしまう癖があります。
本来、仕事というのは、「重要性」、「緊急性」、、、そういったことなどを十分考えなが優先順位を付けて取り組むべきものだと思います。
仕事でなくたって、私たちは普段の生活でも優先順位を付けて行動しているはずです。
例えば、明日映画を観に行く予定を立てていたとします。
そのとき、突然身内に不幸があり葬式に出席しなければならなくなったとしたらどうでしょう。
ふつうなら、映画は後回しにして葬式への出席を優先させるのではないでしょうか。
どうしても観たかった映画であっても、上映終了日がまだ先なら映画鑑賞の予定を改めるでしょうし、よしんば上映最終日だったとしても、同映画がビデオ化されるのを待つという考え方もできます。
仕事のマニュアル本を読むと、上司から納期を告げられずに仕事を依頼されたときは、「いつまでですか？」と必ず納期を確認しましょうといったことが書かれています。
しかし、実際は、意外とこういう基本的な対応がルーズになっていませんか？
係長から仕事を頼まれ、課長からも頼まれ、部長からも頼まれ、他の部署の人からも頼まれ、挙句に外部の人からも頼まれ、、、とにかく処理しなきゃと必死な形相で仕事をしていることはありませんか？
当たり前のことですが、仕事というのは全部つながっています。
ということは、最終的にどういうアウトプットになることが期待されているかを考えながら仕事をすることが重要になります。
例えば、上司から２つの仕事を指示されたとします。
・時間のあるときに資料をファイリングすること
・明日の会議で使う資料を作成すること
あなたなら、どちらの仕事に優先的に取り組みますか？
ふつうは会議資料の作成を優先すべきですよね。
もちろん、ファイリングすべき資料の枚数が少なく短時間に対応が可能であれば、さっとその仕事を片付けてから次の仕事に取り組むというやり方もあります。
しかし、かなりの量があってファイリングに時間がかかりそうであれば、その仕事は後回しにするのが懸命な仕事のやり方です。
今、仕事に追いまくられて対応に苦慮していても、「あー、自分は何て要領が悪いんだ。何て頭が悪いんだ」と嘆くことはありません。
優先順位を付けてテキパキと仕事を片付けていくやり方は、訓練で身につきます。
つまり、最初は難しくても、優先順位付けを常に意識して仕事に取り組んでいれば、だんだん習慣化してきてその思考が当たり前になってきます。
そして、この思考こそが、たくさん仕事を抱え込んだときに威力を発揮するのです。
『一冊の手帳で夢は必ずかなう』の著者である熊谷正寿氏は、日々多忙でありながら、常に「この仕事のポイントは何だ！」ということを意識するようにしているそうです。
トップは、会社で一番忙しいゆえに、こういう思考を持っていないといろんな問題や課題に次々に取り組むことができないのでしょう。
優先順位を付けるということは、自分が主体的に仕事をするということです。
言われるままに仕事をこなすのではなく、自分で仕事を組み立てられるということです。
優先順位を付ける癖がつくと、仕事の効果を考えたり、先読みをするようになります。
ということは、会社の方向性にまで考えが及び、会社の方針と自分の仕事を結び付けて考えることができるようになるということです。
これは、仕事人が実力をつけ、成長していく過程そのものです。
もし、これまで優先順位を付けて仕事をする習慣がなかったら、早速明日からでも優先順位を考えながら仕事をするやり方を取り入れてみませんか？
どうやら私は、仕事ができない仕事人の部類に入りそうです。
ついつい、仕事を頼まれた順にやってしまう癖があります。
本来、仕事というのは、「重要性」、「緊急性」、、、そういったことなどを十分考えなが優先順位を付けて取り組むべきものだと思います。
仕事でなくたって、私たちは普段の生活でも優先順位を付けて行動しているはずです。
例えば、明日映画を観に行く予定を立てていたとします。
そのとき、突然身内に不幸があり葬式に出席しなければならなくなったとしたらどうでしょう。
ふつうなら、映画は後回しにして葬式への出席を優先させるのではないでしょうか。
どうしても観たかった映画であっても、上映終了日がまだ先なら映画鑑賞の予定を改めるでしょうし、よしんば上映最終日だったとしても、同映画がビデオ化されるのを待つという考え方もできます。
仕事のマニュアル本を読むと、上司から納期を告げられずに仕事を依頼されたときは、「いつまでですか？」と必ず納期を確認しましょうといったことが書かれています。
しかし、実際は、意外とこういう基本的な対応がルーズになっていませんか？
係長から仕事を頼まれ、課長からも頼まれ、部長からも頼まれ、他の部署の人からも頼まれ、挙句に外部の人からも頼まれ、、、とにかく処理しなきゃと必死な形相で仕事をしていることはありませんか？
当たり前のことですが、仕事というのは全部つながっています。
ということは、最終的にどういうアウトプットになることが期待されているかを考えながら仕事をすることが重要になります。
例えば、上司から２つの仕事を指示されたとします。
・時間のあるときに資料をファイリングすること
・明日の会議で使う資料を作成すること
あなたなら、どちらの仕事に優先的に取り組みますか？
ふつうは会議資料の作成を優先すべきですよね。
もちろん、ファイリングすべき資料の枚数が少なく短時間に対応が可能であれば、さっとその仕事を片付けてから次の仕事に取り組むというやり方もあります。
しかし、かなりの量があってファイリングに時間がかかりそうであれば、その仕事は後回しにするのが懸命な仕事のやり方です。
今、仕事に追いまくられて対応に苦慮していても、「あー、自分は何て要領が悪いんだ。何て頭が悪いんだ」と嘆くことはありません。
優先順位を付けてテキパキと仕事を片付けていくやり方は、訓練で身につきます。
つまり、最初は難しくても、優先順位付けを常に意識して仕事に取り組んでいれば、だんだん習慣化してきてその思考が当たり前になってきます。
そして、この思考こそが、たくさん仕事を抱え込んだときに威力を発揮するのです。
『一冊の手帳で夢は必ずかなう』の著者である熊谷正寿氏は、日々多忙でありながら、常に「この仕事のポイントは何だ！」ということを意識するようにしているそうです。
トップは、会社で一番忙しいゆえに、こういう思考を持っていないといろんな問題や課題に次々に取り組むことができないのでしょう。
優先順位を付けるということは、自分が主体的に仕事をするということです。
言われるままに仕事をこなすのではなく、自分で仕事を組み立てられるということです。
優先順位を付ける癖がつくと、仕事の効果を考えたり、先読みをするようになります。
ということは、会社の方向性にまで考えが及び、会社の方針と自分の仕事を結び付けて考えることができるようになるということです。
これは、仕事人が実力をつけ、成長していく過程そのものです。
もし、これまで優先順位を付けて仕事をする習慣がなかったら、早速明日からでも優先順位を考えながら仕事をするやり方を取り入れてみませんか？
